¿Que es la Nómina Electrónica?

Nómina Electrónica

Pretendemos de manera didáctica, explicar que es la nómina electrónica, un tema hoy por hoy en auge. ¿Qué debemos hacer las empresas?

¿Qué es la nómina electrónica?

Es el soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente. Se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

Básicamente todo nuestro movimiento de nómina va a quedar soportado en un documento electrónico, que es lo que nos indica la ley. Lo podemos resumir de la siguiente manera: llevar todo nuestro movimiento de nómina, independiente de la periodicidad de pago, de nuestros volúmenes, de conceptos, a un soporte electrónico.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

Según la resolución emitida por la DIAN, estos serán expuestos mediante operadores tecnológicos autorizados y certificados por la DIAN, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

Aquí aparecen nuevamente los operadores autorizados, se dio la particularidad que la mayoría son los que ya estaban también inscritos y autorizados para la facturación de venta. Esto se puede consultar en la página de la DIAN, actualmente existen en promedio unos 90 a 92 operadores autorizados.

Es importante resaltar que el archivo como está diseñado y emitido por la resolución, está para que cualquier operador lo utilice de una manera genérica, no pueden existir diferencias.

Sucedió hace algunos años con la PILA (Planilla integrada de liquidación de aportes). Ese archivo se suponía que era genérico, que debería servir para todos, por esa época vivimos serios inconvenientes, si se presentaban cambios de operador, el archivo presentaba dificultades en las validaciones.

Con la facturación de venta paso algo similar. El archivo es uno solo, cuando nos enfrentamos a diferentes operadores de estos autorizados, los archivos presentan inconsistencias.

Ya lo veremos con las desventajas que tenemos con la nómina electrónica. El proceso no está estable y no está aún claro. Son muchas las inquietudes que estamos enviando a la DIAN, acerca del funcionamiento, de las validaciones, y aún no se tiene respuesta. Por tanto suponemos que va a generar serios inconvenientes, porque le tocará a cada uno de estos operadores dar diversas interpretaciones.

La resolución indica, que el documento soporte de pago de nómina electrónica, es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal  y reglamentaria.

Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos. Se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.

A la DIAN le va a interesar el detalle de los devengados y el detalle de las deducciones, así mismo, le va a interesar demasiado el neto, la diferencia  entre ambos conceptos.

Esto es independiente de la cantidad de pagos que como empleados recibamos en el mes. La DIAN está creando una codificación única de nómina, donde cada uno de nuestros conceptos de nómina, va a tener una homologación con los conceptos de la DIAN, tanto para los movimientos de nómina como para los tipos de contrato, tipos de salario y demás componentes.

Nómina electrónica

Conoceremos a continuación más sobre las ventajas y desventajas de la nómina electrónica.

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