Ventajas y desventajas de la nómina electrónica

A continuación se detallan las ventajas y desventajas de la nómina electrónica.

Ventajas

• Va a facilitar a los trabajadores, el diligenciamiento anual del formulario de la declaración de renta.

Tenemos un valor agregado para los empleados de Complementos Humanos y Servicomplementos. Consiste en que cada mes después de que se emita la información y se genere el archivo, va a tener el empleado la posibilidad de descargar un tercer comprobante cada mes, que contiene la información que se transmitió a la DIAN. El cual podrá descargar a través de la plataforma SIRHU, de la misma manera que descarga los demás comprobantes de nómina.

Cuando llega el momento de hacer la declaración de renta anual tenemos inconvenientes porque los ingresos reportados a través de información exógena o a través de medios magnéticos a la DIAN, no coinciden con nuestro verdadero movimiento de nómina o con nuestro certificado de ingresos y retenciones.

• La autoridad cuenta con todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los registros de las autoridades de seguridad social.

El control de los entes gubernamentales entre ellos la DIAN y la UGPP (Unidad de gestión pensional y parafiscales), con este tipo de herramientas como la nómina electrónica, se van a estrechar mucho más, porque de esta manera, van a poder hacer chequeos mucho más rápidos, entre lo que fue el pago de la nómina y los componentes de la Seguridad Social y más rápidamente van a poder llegar a diferencias e inconsistencias

• Evolución de los actos de fiscalización electrónica.

Desde que se dio el tema de la facturación electrónica, sabemos que el país y el gobierno a través de la DIAN, están dando unos grandes pasos en todo el tema de la fiscalización, cómo se vive en otros países, que la fiscalización sea por medios electrónicos.

• Disminuir costo en el uso de papel y resguardo de facturas, comprobantes de pago y todo lo demás.

Desventajas

Se presentan muchas y más cuando arranca una norma como esta, una norma tan compleja, se presentan muchos vacíos, todavía hay muchos comentarios.

• La falta de conocimiento de la normatividad fiscal, en el uso de los nuevos campos y catálogo de la nómina electrónica.

Las nóminas tienen demasiadas particularidades. Hoy en día están al servicio de las organizaciones, como debe de ser, para poder llevar unos costos de manera eficiente, entonces esto hace que las nóminas no se parezcan entre sí y estar haciendo lo que la DIAN pretende, de encasillar las nóminas de manera única, es complejo.

Ya tenemos muchas empresas con muchas inquietudes, las cuales se han transmitido a la DIAN, pero obviamente manejaremos el flujo de consultas que pueden tener en estos momentos las empresas. Debemos seguir contando con las fechas que trae la resolución, pero muy conscientes que de todas maneras en los próximos meses se vendrán nuevas disposiciones, tanto desde lo técnico como el asunto de fechas y demás.

• Altos costos por implementación de nómina electrónica en los ERP convencionales.

A las empresas se le viene un nuevo costo de implementación, pues se debe desarrollar una implementación y también un costo en la transmisión. Son costos menores, pero son costos a perpetuidad, no es un costo único, sino que la transmisión la debo de pagar, cada vez que se envíe la información a la DIAN.

Es un costo perpetuo bajo o no, dependiendo de la cantidad de registros de empleados que tenga, pero estará este costo constante.

• Falta de flexibilidad al cambio por parte del equipo de nóminas de las compañías.

La parametrización entre mi software de nómina y ese operador, la interpretación que las casas de software le puedan estar dando a la resolución y la interpretación diferente, si se quiere, por la falta de claridad que le puedan estar dando los operadores.

Ahí podremos ver inconsistencias y quedamos en quien tiene la razón.

Cuando la persona que nos parametrice el archivo, nos confirme que está cumpliendo todos los ítems de la resolución y en contraste cuando el operador nos indique que no es así, que el que los cumple es el mismo operador, vamos a tener ese inconveniente, porque podemos quedar en medio de dos puntos de vista, que con la falta de claridad, casi cualquiera de los dos puede tener la razón.

• Falta de trazabilidad data ERP vs. data en XML nómina.

¿Cómo asegurar la trazabilidad de que cuando generamos la información en nuestro software o aplicativo de nómina?

¿Cómo puedo hacerle seguimiento?

Finalmente cuando se genere el archivo que es el que se transmite a la DIAN, que en el camino no haya modificaciones en la información y si se presenta…

¿Cómo lo puedo detectar?

¿Dónde ocurrió? y si se esté cumpliendo con todo lo dispuesto en la resolución.

Generalidades

Periodicidad

Mensual, dentro de los 10 días del mes siguiente, sin importar el número de pagos.

Sabemos que las nóminas en Colombia, tienen diferentes periodicidades, se debe distinguir los cortes de nómina y son algo interno, es un tema administrativo en las nóminas. Cuando hablamos de periodicidad, son las fechas de pago, sabemos que hay  semanal, catorcenal, decadal, quincenal y mensual.

Para el efecto de la resolución y todo este cambio del proceso de nómina elecrónica, no cuentan las periodicidades de pago. Simplemente se debe tener la capacidad, cuando ya se genera el archivo, como lo decíamos, de unir o de compactar toda la información de pagos independiente de los periodos y sabemos que en la nómina, también tenemos periodos adicionales donde se generan liquidaciones, bonificaciones, vacaciones.

Sin importar esa cantidad de periodos, lo que se hace al final del mes es una unificación y una sola transmisión. Por eso no importa el número de pagos, no importa la cantidad de líneas que el empleado lleve en esa transmisión, se cuenta un solo registro por el empleado con toda la información del mes.

Quienes están obligados

Son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

Todas las empresas que están obligadas a declarar renta y que tienen relación laboral y a raíz de esa relación laboral realizan pagos o abonos.

Qué se debe transmitir

Nómina y notas de ajuste

¿Qué son notas de ajuste?

Ya realizada la transmisión dentro de los primeros 10 días de nuestra información, ejecutamos el proceso y descubrimos por alguna razón, en la trazabilidad entre el software de nómina y la generación del archivo, que no se transmitió alguna novedad o información del empleado, en este caso, se debe realizar una nota de ajuste, la cual también debe ser transmitida a través del operador, obviamente con un archivo totalmente independiente.

Sustento normativo

Artículos 616-1 y 771-2 del E.T.

Como se debe generar y transmitir

De manera independiente por cada uno de los beneficiarios.

Características técnicas

• XML.

• Respuesta de validación de la DIAN.

• Contenedor electrónico.

• Representación gráfica (opcional).

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